La gestione delle e-mail e delle riunioni per migliorare e rendere più snelli
a cura di Francesco Apuzzo
In data 15 ottobre 2015 ha avuto luogo, presso la sede di Confindustria a Trento, un nuovo appuntamento con le serate culturali del Tavolo per la Collaborazione ICT. Dopo aver parlato, negli incontri precedenti, di lavoro in squadra, comportamenti di vendita e di acquisto e comunicazione di un progetto, prodotto e servizio, è arrivata la volta della gestione delle mail e riunioni in azienda. Tema sempre sentito come importante da parte di tutti e ultimamente ancora di più, in quanto collegato alla necessità di migliorare la produttività e la redditività del lavoro in contesti economici complessi e non sempre favorevoli. Aggiungiamo anche la crescente disponibilità di tecnologia, che non sempre facilita come dovrebbe il lavoro quotidiano.
La serata ha avuto l’obiettivo di fornire ai partecipanti la possibilità di valutare opportunità di miglioramento, e relative modalità operative per conseguirle, sui temi delle e-mail, delle riunioni e della loro gestione efficace ed efficiente, sia in termini di risultati ottenibili sia di gestione dello stress. Quest’ultimo argomento è sempre più sentito ed è collegato ad un termine specifico, il tecnostress, che evidenzia come molto spesso si vada oltre la naturale capacità di gestire la mole di informazioni con diversi strumenti, non sempre tra loro ben collegati. In più aggiungiamo recenti fenomeni, come il cosiddetto effetto FOMO (Fear of missing out, paura di perdersi qualche evento importante), che ci “obbliga” a tenere monitorate tutte le fonti di comunicazione esistenti.
Quindi, come gestire tutto questo? Alla domanda “pensate sia il caso di migliorare?”, naturalmente tutti rispondono di sì, al come sia possibile farlo nascono molte possibili soluzioni, alcune anche apparentemente semplici, come il “vediamoci di persona e scriviamo meno mail!”. E allora come mai non avviene il miglioramento desiderato? Una possibile risposta è data dal fatto che non sempre le organizzazioni dedicano il tempo necessario a questo tipo di argomento, sperando forse che, dopo averne parlato in uno dei tanti punti (di una riunione naturalmente) le cose inizino a sistemarsi da sole, anche perché “abbiamo questioni più pressanti da risolvere, la produzione, la fatturazione, il recupero crediti, l’innovazione, lo spread BTP Italia/Bund 10 anni, il Jobs Act e molte altre.
La soluzione è quella di avviare un progetto specifico azienda per azienda, organizzazione per organizzazione, al fine di creare un set di regole, buone prassi, indicazioni, che sarà diverso volta per volta, in base alle specifiche esigenze. Naturalmente esistono alcune indicazioni di massima, che possono andare bene per tutti, come evidenziato da ricerche internazionali, condotte negli anni, che hanno portato a vari modelli (le “9 regole”, le “23 golden rules di…”, i “12 migliori consigli”, etc), ma l’indicazione che presentiamo è quella di dedicare del tempo a valutare, ed aggiungere, quelle giuste per la propria attività.
La società di formazione e consulenza aziendale Performando ha avviato nei mesi scorsi una ricerca specifica sul tema mail e riunioni, con la collaborazione dell’Università degli studi di Padova, per creare un quadro della situazione più dettagliato e mirato alla realtà lavorativa italiana. Molto importante su questo tema è infatti anche la variabile culturale: basti pensare che europei, cinesi, americani hanno abitudini diverse.
La ricerca sta dando esiti interessanti e rilevanti per poter procedere ad un percorso di miglioramento: ad esempio, per quanto concerne le email, sta emergendo che il 20% del campione limita spesso la lettura solo ad alcune mail (e quindi alcune non le legge per nulla) e il 43% le seleziona in base al mittente (e non all’oggetto o alla data di arrivo). Per le riunioni, il 37% dichiara che non iniziano quasi mai in orario e il 56% che non finiscono quasi mai in orario! La qualità media delle riunioni in termini di efficacia nel raggiungere gli obiettivi è di 4,15 su 7 e l’efficienza nel raggiungerli di 3,73 su 7. Inoltre ben poche realtà hanno un codice per le mail, che viene abbastanza rispettato, e ancora meno hanno un codice per le riunioni, che viene rispettato ancor di meno.
Fortunatamente, oltre alla presentazione degli esiti della ricerca, certamente non esaltanti, durante la serata sono stati presentati anche casi di organizzazioni che, grazie anche al supporto della consulenza di Performando, stanno cambiando le loro abitudini relativamente alla gestione di “e-mail & meeting” con risultati tangibili e positivi, supportati da riscontri numerici ed esempi pratici di scrittura mail. La comunicazione scritta è “un mestiere appassionante” per chi ama leggere e scrivere; diventa invece una fatica per chi non può dedicare tempo allo sviluppo di questa competenza. Molto interesse hanno suscitato le proposte su come gestire il campo “cc” delle email, individuato come una delle fonti principali di incomprensione, conseguente perdita di tempo e di produttività, e deterioramento delle relazioni.
Un percorso di sviluppo di questi temi genera quindi, sia nell’immediato per chi lo aspettava/proponeva da tempo, sia nel lungo periodo per chi manifesta un po’ di resistenza al cambiamento, un maggior benessere lavorativo interno e sicuramente anche maggior soddisfazione da parte dei clienti esterni!
Naturalmente, trattandosi di un cambio di “cultura d’impresa”, atto a coinvolgere soprattutto i “resistenti”, il progetto non va comunicato via mail! Va pensato, progettato, condiviso e messo in pratica solo quando sussistono le condizioni adeguate!
