A cura di Simone Meniconi
Cosa significa per un professionista far parte di un team disperso? Cosa comporta per l’organizzazione gestire un team disperso? Quali sono le opportunità generate da un team disperso?
Per team disperso si intende un gruppo di lavoro composto da persone che lavorano in luoghi differenti, e che hanno raramente la possibilità di avere rapporti face to face.
La dispersione porta numerosi vantaggi alla causa organizzativa: efficienza, contrazione dei costi e soprattutto la possibilità di selezionare individui con le migliori skills e competenze a prescindere dalla loro posizione geografica.
Nonostante gli evidenti benefici, però, è molto più difficile far funzionare un team di lavoro disperso che un team di lavoro classico. La distanza tra organizzazione e lavoratore rende difficoltosi gli scambi di informazioni, di pareri, di spiegazioni ed il supporto reciproco.
A questa criticità se ne affianca un’altra: all’interno di un team di lavoro la qualità delle relazioni tra i membri acquisisce un ruolo fondamentale per quanto riguarda il livello generale di job satisfaction. Data l’intrinseca difficoltà nel coltivare i rapporti tra i componenti, i team dispersi sono caratterizzati da relazioni qualitativamente inferiori rispetto ai team classici, particolarità che si ripercuote sulla soddisfazione lavorativa.
Partendo da questo presupposto diventa più semplice prendere coscienza delle pratiche effettivamente funzionali per sfruttare i punti di forza della dispersione e per portare il team disperso al successo.
Il manager alla guida di un team disperso ha quindi la necessità di:
- Scegliere persone con le giuste qualità per questo tipo di situazione: persone auto-motivanti adatte al lavoro indipendente, con ottime capacità comunicative, orientate al risultato, aperte ed oneste.
- Definire lo scopo del team e il sistema di regole: far sì che tutti i membri si uniscano attorno all’obiettivo comune. Diventa importante assicurarsi che tutti siano concentrati sulla cosa giusta fin dall’inizio, che ruoli e responsabilità siano chiari, che le risorse chiave vengano identificate, che sia deciso come il team deve operare.
- Sviluppare dinamiche di gruppo forti: gestire le relazioni all’interno di un gruppo può essere difficile già in uno spazio condiviso, lo diventa ancora di più quando i lavoratori sono in città diverse o in paesi diversi. In questi casi è difficile cogliere segnali di tensione tra i membri ed è difficile gestirne il morale. Bisogna allora fare attenzione a segnali di avvertimento come la riduzione degli output, e-mail corte e brusche, riluttanza a ricevere telefonate e videochiamate, carenza di nuove idee.
- Dare feedback e premiare la performance: nei contesti organizzativi geograficamente dispersi il feedback è essenziale per i risultati ed il morale del team.
E’ importante stare in contatto con tutti, specialmente con chi è più distante, per motivarlo e fare in modo che non si senta trascurato. Bisogna essere sicuri che i feedback e le ricompense siano equi e coerenti. - Promuovere i legami tra i membri: all’interno di un ambiente d’ufficio i momenti informali (ad esempio la pausa caffè o i pranzi tra colleghi) migliorano la qualità delle relazioni ed aiutano a generare idee nuove. Ovviamente un team disperso non ha la possibilità di avere scambi informali frequenti, per cui è consigliabile favorire incontri face to face organizzando riunioni a cadenza trimestrale, semestrale o annuale, caratterizzate da un’ampia porzione di tempo dedicata a scambi e conversazioni informali. Laddove per ragioni di budget non fosse possibile riunire i dipendenti è necessario sopperire alla mancanza di interazione tramite vie indirette. Alcune idee: creare una rete intranet dedicata al team, creare una virtual team room (meno formale dell’intranet, in cui i dipendenti possono condividere molte informazioni personali extralavorative), utilizzare webcam, fare attenzione alle barriere linguistiche assicurandosi che, durante le telefonate o le teleconferenze, i collaboratori parlino lentamente ed in maniera chiara, controllando regolarmente che ognuno stia comprendendo la discussione (anche report e minute dei meeting possono essere utili in tal senso).
Per far sì che tutto ciò avvenga è necessario disporre delle adeguate tecnologie che permettano non solo di tenere in contatto i membri del team, ma anche di farli collaborare. Innanzitutto è opportuno sincerarsi che ognuno abbia accesso e sappia interfacciarsi con le varie tecnologie in gioco, in seguito, tra esse, bisogna scegliere le più adatte a svolgere determinate funzioni.
Sta ai responsabili del processo decidere di volta in volta quali strumenti usare ed individuare i più adatti in ottica di efficacia ed efficienza.
Seguire queste linee guida ed affiancarle ad alti livelli di spirito di squadra, fiducia e rispetto reciproco, indeboliranno vertiginosamente i lati negativi della dispersione portandone alla luce i numerosi vantaggi in termini di flessibilità, fino a migliorare la performance di lavoro complessiva e rendere vincente il team.
