a cura di Sara Caroppo
Quello della posta elettronica è un argomento quanto mai dibattuto negli ultimi anni, soprattutto quando si parla di e-mail aziendali.
Nata negli anni 70 , la e-mail risponde alla necessità di comunicare in maniera veloce via web tra persone distanti fisicamente, soprattutto considerando, che essendo un mezzo di comunicazione asincrono, non occorre che per la trasmissione di un messaggio mittente e destinatario siano contemporaneamente attivi o collegati.
In sintesi dunque, la e-mail risponde ad una logica di miglioramento della comunicazione, soprattutto dal punto di vista dell’efficienza.
Peccato però che ormai la posta elettronica, più che essere sinonimo di soluzione, lo sia di problema.
Piccolo test.
Chi si riconosce nelle seguenti situazioni?
E- mail che non vengono lette, messaggi a cui non viene data risposta o che potrebbero essere più facilmente sostituiti con una telefonata, destinatari poco chiari, copie conoscenza inutili, inoltri indiscriminati, testi troppo lunghi o incomprensibili, allegati pesanti, toni privi di rispetto ed educazione….
Lato negativo della situazione? Si potrebbe continuare all’infinito.
Messaggio di speranza? In queste situazioni ci riconosciamo un po’ tutti , prova evidente del fatto che il problema non siamo tanto “noi” in prima persona, quanto una gestione poco efficace dello strumento e l’assenza di regole condivise all’interno di aziende o gruppi di lavoro.
Situazione insomma risolvibile se solo si prendesse consapevolezza di ciò.
Un esempio evidente di come tutti siamo sulla stessa barca è il caso Ferrari.
“Scrivete di meno e parlatevi di più”.
Questo è stato il motto della Casa di Maranello lanciato un paio di settimane fa ai suoi dipendenti.
Davanti a incomprensioni, perdite di tempo, e molti altri problemi generati dalle mail, la regola che hanno trovato in Ferrari è stata limitare a tre il numero massimo delle persone a cui può essere mandato un messaggio di posta.
Si abbandonano le liste chilometriche di destinatari e gli inoltri generici a favore di una comunicazione più mirata ed efficace.
La soluzione per il management del Cavallino è stata quindi “introdurre un comma personale alla netiquette” e condividerla perché sia regola di uso comune.
La Ferrari è solo una delle tante aziende che si stanno muovendo in questa direzione.
Performando si trova sempre più spesso infatti a progettare percorsi finalizzati alla gestione efficace della comunicazione via e-mail.
L’approccio scelto in questo tipo di progetti è di tipo operativo.
Lo scopo dei trainer è proprio quello di condurre i partecipanti attraverso esercizi mirati a elaborare una propria netiquette (condivisibile all’interno dell’azienda) che possa facilitare l’utilizzo dello strumento e migliorarne pertanto la comunicazione interna.
Dare alle persone la possibilità di riflettere prima e di agire poi sulle proprie modalità di comunicazione, vuol dire non solo migliorare le proprie relazioni interne, ma anche fare un investimento, considerando che i problemi di comunicazione generano perdita di tempo e, come si dice in questi casi, “il tempo è denaro”.
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Proprio in questi giorni Performando in collaborazione con l’Università di Padova sta effettuando una ricerca sulla gestione delle riunioni e l’utilizzo delle e-mail.
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